Anmeldung auf der Beratungsplattform (= Mandant) und Beschreibung der Funktionen 

Die Nutzer*innen können sich mit den Zugangsdaten der "Test-Benutzerkonten" auf der Beratungsplattform anmelden und die jeweiligen Benutzerberechtigungen: 

• Berater*innen
• Klient*innen

im Rahmen des Testphase testen.

Nach der Anmeldung auf der Beratungsplattform werden den ratsuchenden Personen die entsprechenden Abteilungen (z.B. Kanzlei 1 und Kanzlei 2) angezeigt, welche sie in der Folge auswählen und kontaktieren können. 

Die Berater*innen gelangen nach der Anmeldung auf der Beratungsplattform (= Mandant) direkt auf die Startseite der jeweiligen Abteilung (z.B. Kanzlei 1 und Kanzlei 2).

Über die Startseite als grafische Benutzeroberfläche einer Abteilung gelangen die Nutzer*innen per Mausklick auf eine Nachricht auf den bisherigen Beratungsverlauf und können neue Nachrichten an ihre Beraterin oder ihren Berater verfassen. Über das "Plus" auf der Startseite können auch andere Abteilungen angefragt werden.

Über die nachfolgenden Schaltflächen gelangen die Nutzer*innen zur jeweiligen Funktion der Beratungssoftware:

• Beratungen (Nachrichtenversand und Darstellung des Beratungsverlaufs)
• Einstellungen (Benutzerverwaltung)
• Abmeldung (Abmeldung von der Plattform) 

Sofern ein synchrone Beratungserweiterung (z. B. Chat- oder Videoberatung) von der jeweiligen Abteilung angeboten werden sollte, werden diese Erweiterungen mit Hilfe einer entsprechenden Schaltfläche (z. B. Chat) ebenfalls auf der Startseite der webbasierten Beratungssoftware dargestellt.

Am Beispiel der Mailberatung können die Nutzer*innen durch anklicken der Schaltfläche „Neue Nachricht“ eine textbasierte Nachrichten erstellen und diese im weiteren Verlauf an die jeweilige Beraterin oder den jeweiligen Berater  versenden. Die eingehende Nachrichten können die die Nutzer*innen über den „Beratungsverlauf" aufrufen und beantworten. Die gesamte Benutzeroberfläche der webbasierten Beratungssoftware von AYGOnet ist vergleichbar mit einem herkömmlichen E-Mail-Postfach aufgebaut und dadurch sehr anwenderfreundlich (vgl. Kalmbach/Krenzel 2017: 97 ff.). 

Kontaktaufnahme einer Abteilung und Ablauf der Begleitung bzw. Beratung

Nach Auswahl einer Abteilung (z.B. Kanzlei 1 und Kanzlei 2) auf der Beratungsplattform können die Klient*innen im Rahmen einer niedrigschwelligen Kontaktaufnahme erstmalig eine Nachricht an die jeweilige Abteilung verfassen und versenden. Die Kontaktaufnahme einer Abteilung sowie der Ablauf einer Begleitung bzw. Beratung wird in der nachfolgenden Abbildung dargestellt und im weiteren Verlauf erläutert:

Die erste Nachricht der Klient*innen an eine Abteilung erscheint in dem Postfach der jeweiligen Abteilungsleitung bzw. der Supervisor*innen einer Abteilung und wird von diesen hinsichtlich des Nachrichteninhalts sowie der Zuständigkeit geprüft. Auch einzelnen Berater*innen kann eine entsprechende Berechtigung zugewiesen werden. 

Bei Bedarf können die Supervisor*innen das Anliegen selbstständig bearbeiten und den Klienten*innen beispielsweise aufgrund der Thematik an eine andere zuständige Abteilung verweisen. Auch der Hinweis auf eine längere Wartezeit wäre als Rückmeldung denkbar. 

Die Abteilungsleitung bzw. die/der Supervisor*innen einer Abteilung kann die/den Klient*in auch einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung (= Berater*innen) zuweisen. Ab dem Zeitpunkt einer Zuweisung der/des Klient*in an eine Beraterin oder einen Berater wird die bisher geführte Kommunikation zwischen der/dem Klient*in und einem Teammitglied der Abteilung (hier: Supervisor*in oder Betreuer*in) auch für die/den zugewiesenen Berater*in sichtbar, so dass das Anliegen der/des Klient*in auch bei einem Wechsel des Gesprächspartners innerhalb einer Abteilung stets nachvollzogen und direkt (weiter-)bearbeitet werden kann.

Erläuterungen zur datensicheren Kommunikationsplattform

Die Kommunikation innerhalb der geschützten Plattform ist geschützt, da alle Daten verschlüsselt übertragen und des Weiteren verschlüsselt auf einem deutschen Server gespeichert werden.

Die geführte Kommunikation innerhalb einer virtuellen Abteilung (z.B. Kanzlei) kann nur von den Nutzerinnen und Nutzern der jeweiligen Abteilung eingesehen werden. Jede Abteilung wird von einer oder mehreren Supervisoren (z.B.: Leiterin oder Leiter einer Kanzlei) verwaltet.

Die Supervisoren können innhalb ihrer Abteilung selbstständig Benutzeraccoount für die jeweiligen  Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einrichten und bei Bedarf auch wieder löschen. 

Der Zugriff auf die Kommunikation innerhalb einer virtuellen Abteilung oder das Mitlesen von Dritten ist ausgeschlossen, so dass bei der elektronischen Kommunikation zwischen der Verteidigung und dem inhaftieren Mandanten das sog. "Überwachungsverbot" gewährleistet wird.

Des Weiteren ist die Softwarelösung/AYGOnet-Plattform im Verlauf des Jahres 2022 um eine sogenannte "Zwei-Faktor-Authentisierung" ergänzt worden, so dass die Kommunikation durch die höhere Zugriffssicherheit zusätzlich besser vor einem nicht autorisiertem Zugriff von Dritten geschützt ist. Neben dem Benutzernamen und dem jeweiligen Passwort wird bei der Anmeldung zum Identitätsnachweis eines Nutzers eine weitere Sicherheitskomponente (Code) gefordert, welche der Nutzerin bzw. dem Nutzer nach dem Login mit den Zugangsdaten per E-Mail übermittelt wird. Weiterführende Informationen über Sicherheit & Datenschutz bei AYGOnet 2.0 erfahren Sie im Datenschutz-Whitepaper.